‘Zo, dat hebben we snel gedaan, het conceptadvies is besproken in de OR-vergadering, na deze laatste aanpassingen is het definitief. Wel jammer dat we agendapunt vier, vijf en zes voor de zoveelste keer hebben door geschoven. En dat we nog niet zijn toegekomen aan de reorganisatie-aanvraag …’
Hoe zorg je er nu eigenlijk voor dat je wél alles binnen de vergadertijd kan bespreken?
Een goede voorbereiding van de vergadering en een goed overzicht in het werk helpen hierbij. Scrum is een methode om projectmanagement flexibel vorm te kunnen geven. Dan werk je met een scrumbord dat bestaat uit vier lijsten, waaronder de zogeheten ‘Backlog’ en ‘definition of done’. Een Backlog is simpel gezegd een grote takenlijst die op basis van prioriteit is ingedeeld. De definition of done is de omschrijving waaraan de taken, op de backlog, aan moeten voldoen wanneer ze opgeleverd worden. Ofwel: wanneer ze klaar zijn om te bespreken in de OR-vergadering. Dit dien je voorafgaand aan de taakverdeling te bepalen.
Hoe doe je dit nu?
Je start met het maken van een takenlijst, bijvoorbeeld van alle stappen die de OR gaat zetten in een adviestraject, bij achterbancommunicatie of bijvoorbeeld een jaarverslag.. Deze taken zet je onder elkaar en deel je in op prioriteit.
De belangrijkste taken staan bovenaan en de minst belangrijke taken bungelen onderaan. Voordat je de taken verdeelt, bepaal je van de taken de definition of done: wat zijn de verwachtingen? Wat is het ‘eisenlijstje’? Kortom: Waar moet het ‘eindproduct’ aan voldoen voordat het besproken kan worden in de OR-vergadering.
Drie tips voor meer rendement:
Start met het verdelen van taken, verdeel alleen de taken die boven aan jullie takenlijst staan.
Zorg ervoor dat de werkbelasting niet te hoog is. Zo kunnen alle OR-leden binnen de afgesproken tijd, bijvoorbeeld twee weken, de taken ook daadwerkelijk af krijgen.
Kom in de flow en geniet van de tijd die jullie overhouden door een goede voorbereiding, duidelijke verwachtingen en minder herstelwerkzaamheden.
Een OR is verplicht wanneer er vijftig medewerkers of meer in de onderneming werkzaam zijn. De grote van de OR hangt af van het aantal medewerkers die in de onderneming werkzaam zijn. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft de grote van de OR aan. Hiervoor dien je eerst het aantal medewerkers te bepalen:
De ondernemer is verplicht zich in te spannen een OR in te stellen. Ook bij onvoldoende animo behoudt hij de verplichting zich, op een later moment, in te spannen tot het instellen van een OR.
Bij de fusie van twee ondernemingen zijn er twee ondernemingsraden betrokken. Er kan gekozen worden om tijdens het fusieproces een bijzondere ondernemingsraad (BOR) in te stellen die bevoegdheden rondom de fusie uitoefent.
In de Wet op de Ondernemingsraden WOR zijn er geen wettelijke oplossing voor een dergelijk fusieproces. Op basis van artikel 32 WOR kan er een ondernemingsovereenkomst vastgesteld worden tussen de OR en bestuurder. Hierin worden de bevoegdheden van de ondernemingsraad uitgebreid met een bijzondere ondernemingsraad (BOR). Dit moet schriftelijke worden vastgelegd en kan afspraken bevatten over de toepassingen van de wettelijke bepalingen.
De bijzondere ondernemingsraad (BOR) behandelt de alle stukken omtrent de fusie. Alle stukken die nog over de eigen onderneming gaan kunnen behandeld worden in de eigen OR. De bijzondere ondernemingsraad (BOR) blijft functioneren tot dat er binnen de nieuwe onderneming een nieuwe OR verkozen is.
Tevens wordt een bijzondere ondernemingsraad (BOR), gezien de rechtspraak, beschouwd als een volwaardige OR, die ook de mogelijkheid heeft om in het recht te treden.
Een aantal aandachtspunten voor de instelling van een BOR
Onder psychosociale arbeidsbelasting verstaan we werkstress, pesten, agressie, seksuele intimidatie en geweld. Sinds 2007 is het in de Arbowet opgenomen met de verplichting aan de werkgever om grensoverschrijdend gedrag en werkdruk te voorkomen.
De ondernemingsraad zorgplicht onder andere over de arbeidsomstandigheden, dus ook een actieve rol bij het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting.
Art. 20 WOR regelt de geheimhoudingsplicht van ondernemingsraden. Hierin wordt omschreven dan de bestuurder terughoudend moet omgaan met opgelegde geheimhouding.
Wanneer de geheimhouding voor de uitoefening van de taken van de ondernemingsraad een belemmering wordt, vraagt de ondernemingsraad eerst de bestuurder de geheimhouding op te heffen. Wanneer de bestuurder dit niet wil doen kan de ondernemingsraad de kantonrechter vragen de geheimhouding op te heffen.
Zodra het voorgenomen besluit voldoende is uitwerkt is ‘angst voor onrust in de organisatie’ op zichzelf een onvoldoende reden voor geheimhouding. Het is dan raadzaam om als ondernemingsraad met de bestuurder in gesprek te gaan op welke wijze het tijdig delen van de informatie kan zorgen dat onrust voorkomen wordt.
Per 1 juli 2017 is de Arbowet gewijzigd. Meer mogelijkheden voor de OR:
Het kan strategisch handig zijn om als ondernemingsraad niet de duur van de pilot af te wachten met het geven van een advies. Zeker niet wanneer het een ‘blauwdruk’ is voor de rest van de organisatie. In periode dat de pilot draait zal de aanpak naar alle waarschijnlijkheid regelmatig worden bijgesteld. Dit worden ook wel mijlpalen genoemd. Direct aanhaken en afspraken maken met de bestuurder over de rol en betrokkenheid van de ondernemingsraad is cruciaal. De ondernemingsraad kan ook ongevraagd advies geven of een ongevraagd advies ombuigen naar een initiatiefvoorstel.
Een klein stappenplan:
Het adviesrecht van de ondernemingsraad bij benoeming en ontslag van een bestuurder is opgenomen in Art 30. WOR. Het is een beperkt adviesrecht ten opzichte van het adviesrecht in Art. 25.1 WOR.
Toch kan de OR invloed uitoefenen: